+7 843 249-00-40
@ips_dev
info@ips-dev.com
Автоматизация бизнес-процессов стала неотъемлемой частью современного делового мира. Она позволяет увеличить эффективность и производительность компании, сократить издержки и повысить качество продукции или услуг.
За десять лет работы с бизнес-процессами я видел десятки компаний, которые бросались автоматизировать всё подряд. Мотивы понятны: хочется работать быстрее, тратить меньше и повышать качество. Но есть одна проблема — большинство не понимает, что именно они автоматизируют. Прежде чем приступать к автоматизации, необходимо иметь четко определенные рабочие процессы.
Часто существующие процессы в организации являются сложными, запутанными или размытыми. В таких случаях внедрение автоматизации без предварительной проработки обернется полным разочарованием. Автоматизируя хаос, мы получаем хаос, только в красивой цифровой обёртке.
Не лучше обстоят дела и при создании процессов с нуля. Казалось бы, можно сразу создавать процессы с учетом автоматизации и внедрять их для сотрудников. Однако такой подход также неэффективен. Система будет работать, но потребует огромных затрат времени на регулирование и управление. Ребенок не станет есть по команде «Ешь!», если он в первы раз увидел ложку и тарелку с супом.
Определение рабочих процессов
Рабочий процесс — это пошаговый план того, как в вашей компании делается какая-то работа. Например, как принимается новый сотрудник или как обрабатывается заказ клиента.
В хорошем процессе всё понятно:
- Какие шаги нужно сделать и в каком порядке
- Какие есть ограничения на каждом шаге (технологическое время на выполнение, максимальное количество обрабатываемых элементов)
- Кто за что отвечает
- Что нужно для работы (документы, программы, время)
- Какой результат должен получиться
- Кто конечный получатель результата
Чтобы автоматизировать процесс, нужно сначала понять, как он работает. Начинать стоит с анализа — буквально по шагам разберите, как сейчас все работает. Выясните, где сотрудники тратят больше времени, где часто возникают ошибки, где процесс "тормозит".
Часто оказывается, что процессы в компании работают по принципу "так исторически сложилось ". Кто-то когда-то придумал делать так, потом добавились новые шаги, что-то изменилось, но никто не пересматривал всю схему целиком. Получается каша, которую сложно понять, а тем более автоматизировать.
Дальше проводим "генеральную уборку" — пересматриваем и упрощаем процесс, приводим процесс к форме как должно быть. Убираем лишние шаги, чётко распределяем обязанности, убираем дублирования. И только сейчас имеет смысл думать об автоматизации.
Если у вас в компании процессов нет вообще (такое бывает в молодых компаниях), их нужно создать. Да, это большая работа, но современные подходы к управлению и инструменты делают эту задачу решаемой.
А теперь по порядку.
Анализ сложности и запутанности процессов
Любой процесс со временем "обрастает" дополнениями. Сначала всё было просто: получили заказ, сделали, отправили. А потом появились новые требования, исключения, согласования. И никто не следил за тем, чтобы общая схема оставалась понятной.
Ещё одна частая проблема — никто не знает, кто за что отвечает. Один сотрудник думает, что проверку делает коллега, а тот уверен, что это не его зона ответственности. Результат — задача висит или делается дважды.
Хуже всего, когда процесс нигде не описан. Каждый делает "как привык" или "как понял". Естественно, результат получается разный, сроки плавают, качество хромает.
Чтобы всё починить, нужно:
- Подробно описать каждый шаг процесса. Буквально: что делается, кто делает, сколько времени это занимает, что получается на выходе.
- Найти узкие места. Определить где процесс замедляется? Где чаще всего происходят ошибки? Где сотрудники тратят слишком много времени на рутину? Определить и зафиксировать задержки, особенно в поставках и сбыте. Потому что не могут 9 женщин выносить ребенка за один месяц.
- Чётко распределить роли. Каждый должен понимать свою зону ответственности и знать, с кем взаимодействовать на каждом этапе.
- Посчитать эффективность. Сколько времени занимает весь процесс? Сколько ресурсов тратится? Где можно улучшить показатели? Возможно уже здесь подумать о KPI.
- Предположить что можно улучшить. Проанализировать и понять, что можно упростить, ускорить или вообще убрать. Но тут без фанатизма. Мне помниться пример Владимира Тарасова, в котором он описывал следующее «улучшение»: В цеху работали два сотрудника: первый обрабатывал заготовку, по завершении нажимал кнопку — загоралась лампа, и второй рабочий забирал деталь для следующего этапа. После внедрения автоматической передачи заготовок оба уволились. Причина была неожиданной: дело происходило в начале 90-х, когда работы практически не было, зарплаты задерживались. Люди ходили на предприятие в основном для общения. Когда у них убрали даже этот фактор, они ушли. Поэтому после того как вы определили возможности для улучшения, обязательно обсудите планы с теми, кого они затронут — особенно с исполнителями процесса.
Вот здесь, после выполнения всех этапов, можно задуматься об автоматизации.
Можно ли создать идеальные процессы с нуля?
Многие думают, что создать рабочие процессы с нуля нереально. Мол, процессы должны развиваться естественно, под влиянием реальной работы. Отчасти это правда — живая компания не может работать по абстрактным схемам, придуманным в отрыве от действительности.
Но создавать процессы с нуля можно и нужно. Главное — делать это правильно.
Сначала нужно понять, как все работает сейчас. Даже если у вас "нет процессов", работа же как-то делается. Проследите, как идёт информация, кто с кем взаимодействует, где возникают проблемы.
Затем можно моделировать идеальный процесс – то как это должно быть. Построить такой процесс, который будет учитывать цели компании, возможности сотрудников и реальные условия работы.
Современные методики управления процессами (например, BPM — Business Process Management) дают инструменты для создания эффективных процессов с нуля. Главное — не пытаться сразу всё идеализировать и наполнить процесс автоматизацией. Сначала процесс должен заработать «вручную», сотрудники должны его освоить и довести до ума. И только потом можно думать о том, какие его части стоит автоматизировать.
Почему нельзя идеализировать автоматизацию
Автоматизация — это здорово, но это не волшебная палочка. Она может решить многие проблемы, но не все подряд. Нужно помнить, что это всего лишь инструмент, как молоток, который создает только в умелых руках, а в неумелых ломает.
Если ваши процессы запутанные, автоматизация их не упростит. Наоборот — может сделать ещё сложнее, потому что теперь в игру вступают ещё и технические ограничения.
Если в компании нет чётких процессов, автоматизация не создаст их сама по себе. Она может помочь контролировать выполнение процессов, но придумать их должны люди.
Хорошо спроектированные процессы становятся основой для эффективной автоматизации. А правильная автоматизация помогает компании работать быстрее, качественнее и с меньшими затратами.
Что мешает успешной автоматизации
Даже понимая важность правильного подхода, многие компании сталкиваются с препятствиями при автоматизации.
Сложные процессы. Случай, при котором текущие процессы слишком запутанные или нестандартные, их трудно автоматизировать. Решение — сначала упростить и стандартизировать.
Сотрудники не понимают процессы. Бывает люди делают свою работу «на автомате», не понимая общей логики. Когда приходит автоматизация, они не могут объяснить, что они делают или почему совершают действие. Документируем.
Отделы работают изолированно. Когда каждый отдел живёт своей жизнью и не знает, а может и не желает знать, что происходит в соседних отделах. А бывает еще хуже, когда одна и та же работы выполняется в разных отделах, но это «сказки», такого конечно же не бывает. Или бывает? Продумываем взаимодействие между подразделениями.
Страх изменений. Сотрудники может принять автоматизацию, или описание того что он делает попыткой «заменить». Еще сотрудник может потерять свою «незаменимость». Все это приводит к сопротивлениям новым технологиям или опасению потерять работу. Требуется объяснять пользу изменений и обеспечивать поддержку.
Успешная автоматизация требует работы со всеми этими факторами. Нужно не только внедрить технологию, но и подготовить людей, наладить взаимодействие, создать культуру непрерывного улучшения.
Автоматизация — это не замена человека машиной, а помощь человеку в более эффективной работе. Поэтому мнение и потребностях сотрудников нужно принимать во внимание с самого начала.
Кто может выполнить всю эту работу?
От выбора команды или компании, которая будет заниматься автоматизацией, зависит успех всего проекта. Работу может выполнить или команда собранная внутри компании, или команда нанятая из вне.
На что обратить внимание при выборе внешней команды:
Опыт работы с процессами. Хороший исполнитель умеет не только предлагать новые цифровые решения, но и анализировать бизнес-процессы, находить проблемы и предлагать решения.
Методический подход. Серьёзные исполнители работают по проверенным методикам. Они сначала изучают текущие процессы, потом предлагают их оптимизацию, и только после этого приступают к автоматизации.
Готовность к сотрудничеству. Автоматизация — это не разовая услуга, пришел внедрил и ушел, а продолжительный процесс. Хороший исполнитель готов работать в команде с вашими сотрудниками, обучать их, дорабатывать решения по ходу внедрения и сопровождать.
Техническая экспертиза. Конечно, исполнитель должен хорошо знать инструменты автоматизации и уметь создавать надёжные, масштабируемые решения.
Правильно выбранный исполнитель поможет не только автоматизировать текущие процессы, но и создать основу для дальнейшего развития компании. Ведь автоматизация — это не конечная цель, а инструмент для роста бизнеса.