Кейсы

Каждый бухгалтер знает, насколько трудоемким может быть расчет заработной платы. Горы таблиц, проверка данных, а еще сроки, которые никто не отменял. Ошибиться нельзя, потому что от этого зависит не только настроение сотрудников, но и правильность налоговых отчислений. А если в компании несколько сотен или тысяч сотрудников? Тогда процесс становится еще сложнее.

Ошибки в расчетах могут привести к задержкам выплат, штрафам и недовольству работников. Но что если эту работу можно передать не человеку, а программе? Программные роботы (RPA) уже сегодня позволяют автоматизировать этот процесс и освободить бухгалтерию от рутины, сделав расчеты быстрыми, точными и безопасными.

Что делает программный робот?

Если говорить простыми словами, робот – это помощник, который выполняет задачи так же, как бухгалтер, только быстрее и без ошибок. Он собирает данные из разных таблиц или берет их в 1С, проводит расчеты, если требуется, выполняя в правильной последовательности работы в 1С, формирует ведомости, проверяет их и отправляет на выплату. Важно отметить, что саму выплату проводит человек. Мы оставляем это действие как контрольную точку.

Введение в работу программного робота никак не меняет 1С, не требует дополнительных доработок. Ваш помощник работает в 1С, как обычный пользователь, без вмешательства в настройки и программный код.

Более того, робот может выполнять не только начисление зарплаты, но и подготовку отчетности, расчет налогов, удержаний и бонусов. Он следит за соблюдением всех установленных правил, проверяет правильность данных, отправляет уведомления и формирует платежные документы. Таким образом, исключается риск ошибки, связанной с человеческим фактором.

Почему это удобно?

• Никаких ошибок. Программа не устает, не отвлекается и не путается в расчетах. Все расчеты выполняются в 1С, а риск неправильного ввода данных исключен.
• Экономия времени. То, на что бухгалтер тратит часы, робот делает за минуты. Расчеты и подготовка документов проходят мгновенно.
• Безопасность. Все действия фиксируются, доступ строго ограничен, а настройки 1С остаются без изменений. Каждое действие робота можно отследить и при необходимости проверить.
• Работа без выходных. Робот может запускаться хоть ночью, чтобы к утру все было готово. Это особенно актуально для компаний с большим количеством сотрудников, где расчеты занимают несколько дней.
• Быстрое внедрение. Никаких сложных доработок, просто настройка алгоритмов. Робот легко адаптируется под любые регламенты компании и может работать в связке с другими системами.
• Устранение человеческого фактора. Больше никаких случайных ошибок, пропущенных начислений, забытых переработок и невнимательности.

Клиент: Сеть автозаправочных станций

Суть процесса:

В компании KPI сотрудника работающего за кассой напрямую зависит от продаж дополнительных товаров. За одной кассой работают посменно разные кассиры. На сбор информации о выручке по каждому кассиру-операционисту с каждой кассы, анализ проданных товаров и расчет вознаграждения раз в месяц тратилось больше недели. Работу выполняли сотрудники бухгалтерии и в отчетные периоды не могли своевременно предоставить цифры. В результате начисление положенной премии выполнялось нерегулярно.

Выгоды:

Своевременное начисление премии и сокращение ошибок при расчете до нуля. Робот справляется с работой за 30 минут.

Клиент: Государственное казённое учреждение

Суть процесса:

При проведении закупочных процедур на электронной торговой площадке региона необходимо заполнить большое количество информации на сайте, предназначенном для проведения торгов в регионе. Эта ситуация усложнялась дублированием информации при проведении совместных аукционов для множества учреждений. Ручная работа над процессами сопровождалась большим количеством ошибок и переработок со стороны сотрудников отдела. Сотрудник работает с большим объемом информации из различных источников, таких как документы в формате Word и PDF, а также таблицы Excel.

Выгоды:

Процесс регистрации информации в государственной информационной системе был ускорен благодаря использованию робота. Робот выполняет эту работу в среднем за 3 минуты, в то время как сотруднику на это уходило 10 минут. Автоматизация работы отдела увеличила скорость выполнения задач в 3 раза и освободила сотрудников для решения других задач. Кроме того, робот заменил 4 дополнительных сотрудника, которые ранее были заняты этой работой.

В настоящее время роботы отдела работают над следующими процессами:

    1. Заведение публичных закупок;

    2. Регистрация аукционных контрактов;

    3. Заведение совместных аукционов;

    4. Заключение дополнительных соглашений;

    5. Закрытие публичных закупок.

Клиент: Ккрупная строительная компания, ведущая проекты разного масштаба.

Задача проекта:

Строительные компании часто сталкиваются с необходимостью регулярного обновления информации по текущим этапам строительства. Вручную составленные отчеты отнимают много времени, а человеческий фактор приводит к появлениюошибок. Клиенту требовалось автоматизировать процесс сбора данных и составления отчетов по статусам строительства, чтобы получать актуальную информацию для принятия обоснованных решений, ускорить процессы принятия решений и повысить эффективность управления проектами в целом.

Решение:  

Для клиента была разработана система программной роботизации, которая автоматизирует сбор и обработку данных по текущим этапам строительства, формирует ежедневные отчеты и обновляет статус выполнения работ. Система включает следующие компоненты:

• Программные роботы для автоматического сбора информации из различных источников данных.
• Автоматизированные отчеты — ежедневные отчеты формируются и отправляются руководителям и менеджерам проекта без задержек и с минимальной вероятностью ошибок.

Результаты и выгоды:  

• Сокращение времени на подготовку отчетов с нескольких часов до 1,5 часов, что позволяет руководству быстрее реагировать на изменения.
• Снижение количества ошибок в отчетах благодаря устранению человеческого фактора.
• Оптимизация рабочего времени сотрудников: благодаря роботизации сотрудники могут сосредоточиться на более важных задачах, что повышает общую производительность компании.

Проект показал, как роботизация рутинных процессов может существенно повысить эффективность управления в строительной сфере, обеспечивая своевременную и точную отчетность по каждому этапу проекта.

Клиент: Промышленная инжиниринговая компания

Суть процесса:

Каждую вторник в компании проводятся совещание, на котором анализируются финансовых покзателей за прошедшую неделю. Ранее сотрудники тратили времени на подготовку индивидуальных отчетов к совещанию по своим подразделениям или индивидуально.

Выгоды:

Робот генерирует отчеты для каждого сотрудника, используя данные из различных источников, таких как 1С, Excel и Cognos, и отправляет их в CRM. В данном случае робот работает только с веб-сервисами (страницами в браузере) и полностью исключает необходимость взаимодействия с экранными формами. Робот выполняет работу значительно быстрее, собирая данные в ночное время, когда нагрузка на учетные программы минимальна. Такой подход не вызывает дополнительной нагрузки ПО, например 1С  во время сбора информации. Далее робот составляет отчет в требуемом виде и направляет сотруднику. Благодаря этому удалось сократить количество ошибок в отчете до нуля и высвободить время сотрудников.

Клиент: Муниципальное унитарное предприятие

Суть роботизированного процесса:

Выгоды:

Увеличение скорости обработки долгового портфеля предприятия, освобождение 78% времени работников, увеличение количества составляемых заявлений до рекордных 900 заявлений в месяц.

Проект EI.RU, разрабатываемый с 2019 по 2024 год, представляет собой специализированный веб-сервис, который выступает в роли витрины для объектов залогового, банкротного и корпоративного имущества, размещаемых на электронных торговых площадках.

Основная задача сервиса — автоматизированный сбор и актуализация данных об имуществе. Информация поступает в систему через отдельные парсеры и программных роботов, которые обходят блокировки и собирают данные с различных источников. На каждом этапе данные об объектах дополняются ключевой информацией, включая:

- Сведения о недвижимости — кадастровый номер, рыночная стоимость и другая информация, полученная из открытых источников.

- Информация об автотранспортных средствах — история владения, данные об авариях, рыночная стоимость и дополнительные параметры.

- Фотографии и дополнительные материалы — изображения объектов и другие файлы, предоставляющие пользователям полное представление о лотах.

В проект также был встроен модуль внутренней CRM-системы который интегрируется с Битрикс24. Это позволило автоматизировать процессы взаимодействия с клиентами, управлять лояльностью и эффективно контролировать воронку продаж.

На данный момент база данных проекта содержит свыше 800 гигабайт информации об объектах (не включая фотографии и сопроводительные файлы), что обеспечивает пользователям доступ к обширной и структурированной информации для анализа и принятия решений.

Основные задачи, которые решались компанией ИПС, включали проектирование, разработку и стратегическое развитие веб-сервиса, а также вывод его на плановые финансовые показатели.

Проект создавался для тех, кто интересуется покупкой залогового, банкротного и корпоративного имущества, и предоставления удобного доступа к необходимой информации, с целью упрощения процесса принятия решений и покупки активов на выгодных условиях.

По заказу Учебно-методического центра ФАС России нашей компанией разработана платформа предназначенная для контроля знаний в формате интерактивной игры. Эта платформа не только проверяет знания, но и собирает показатели soft skills участников.

Ключевые отличия проекта от аналогов:

• Игровой формат. Участник отвечает на вопросы и делает это изходя из различных ситуаций, которые взяты из реальной жизни. Вопросы теста представлены в виде сюжетных линий, которые могут делиться и собираться в зависимости от ответов, что позволяет проводить тестирование проигрывая сразу разные сценарии развития ситуации. Такой подход помогает инспекторам не просто усвоить материал, но и научиться разрешать спорные ситуации, опираясь на подсказки.
• Модерация и аналитика. Система предоставляет модератору личный кабинет для создания и редактирования сценариев, а также для анализа результатов тестирования. Результаты отображаются на радарной диаграмме, наглядно показывая области, в которых участникам требуется улучшить свои компетенций.

Эта система помогает не только оценить знания сотрудников, но и повысить их уровень профессионализма через интерактивный подход к обучению.