Автоматизация документооборота: зачем бизнесу переходить в «цифру»

Бумажные документы остаются одной из главных причин замедления деловых процессов. Они требуют времени на согласование, создают дополнительные расходы на печать, пересылку и хранение, а также затрудняют контроль исполнения обязательств. При этом российское законодательство последовательно переводит ключевые сферы документооборота в электронный формат — от бухгалтерских УПД и транспортных накладных до внутреннего корпоративного документооборота.

Отсутствие системы электронного документооборота (ЭДО) сегодня становится фактором риска: компания может сорвать сроки, получить штраф, потерять клиента, работающего только в «цифре», или столкнуться с лишними затратами на пересылку документов по почте, скажем при работе с удаленными специалистами.

В этой статье мы разберём:

• что представляет собой автоматизация документооборота,
• какие задачи она решает,
• как автоматизировать кадровый документооборот,
• как правильно выбрать систему ЭДО,
• и какие шаги необходимы для её внедрения.

 

 

Что такое автоматизация документооборота

 

Автоматизация документооборота — это перевод всех этапов работы с документами в электронную форму, где рутинные операции выполняет система, а не сотрудники. В единый цифровой процесс объединяются:

• создание и согласование,
• подписание и отправка контрагентам,
• приём, хранение и поиск документов.

В основе такой модели лежит система электронного документооборота (ЭДО). Через неё сотрудники формируют документы, согласуют их с коллегами, подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП) и направляют контрагентам.

Электронная подпись придаёт документу юридическую силу: получатель видит, кем и когда он подписан, и может подтвердить получение в том же сервисе.

Если система ЭДО интегрирована с учётными платформами (например, 1С, SAP или ERP), часть данных в документах формируется автоматически: счёт создаётся на основе данных о заказе, реквизиты клиента подставляются из базы, а статус оплаты отслеживается в режиме реального времени.

 

 

Автоматизация кадрового документооборота (КЭДО)

 

Отдельного внимания заслуживает кадровый документооборот. Ежедневно в компаниях создаются и подписываются сотни кадровых документов: приказы о переводах, отпусках и командировках, поощрения и дисциплинарные взыскания, локально-нормативные акты. На их обработку, пересылку и хранение уходят значительные ресурсы.

Сегодня этот процесс можно полностью перевести в электронный формат. Согласно Трудовому кодексу, кадровые документы допускается оформлять, подписывать и хранить в цифровом виде. Это направление получило название КЭДО — кадровый электронный документооборот.

 

Возможности КЭДО:

 

• Вести документы без бумажной рутины. Заявления, графики отпусков, справки и отчётность в налоговые органы оформляются и подписываются в электронном виде.
• Легко контролировать задачи. Система сама проводит документы по маршрутам согласования, отслеживает сроки и показывает, кто уже подписал документ, а кто ещё нет.
• Ускорить оформление отпусков и отгулов. Сотрудники подают заявления через смартфон или компьютер, система автоматически проверяет пересечения дат, а руководитель видит общую картину по отделу или компании в целом.
• Массово подписывать инструкции. Новые сотрудники могут подписывать регламенты одной кнопкой. При изменении документа система вернёт его на повторное подписание. Важно знать, что аттестацию по технике безопасности мы все еще обязаны подписывать на бумаге.
• Безопасно хранить архив. Все документы находятся в защищённом облачном хранилище и легко находятся по поиску.

 

Какие документы можно перевести в КЭДО

 

Законодательство разрешает создавать и хранить в электронном виде более 160 видов кадровых документов (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

Исключения, которые всё ещё требуют бумажного дублирования:

 

• приказ об увольнении,
• акт Н-1 о несчастном случае на производстве,
• журналы инструктажей по охране труда,
• бумажные трудовые книжки (для тех, кто не перешёл на электронные),
• сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

 

На практике чаще всего переводят в электронный вид:

 

• отпуска, отгулы и больничные,
• командировки,
• кадровые документы дистанционных работников (от оффера до увольнения),
• локально-нормативные акты и инструкции,
• приказы о переводах, премиях и расчётные листки.

 

Таким образом, КЭДО позволяет упростить кадровые процессы, снизить нагрузку на HR-службу и сделать управление персоналом прозрачным и современным.

 

 

Зачем компаниям автоматизировать ЭДО

 

Внедрение электронного документооборота решает целый ряд задач и даёт бизнесу ощутимые преимущества:

1. Скорость процессов. Согласование и подписание документов сокращается с нескольких дней до пары часов.
2. Снижение издержек. Затраты на бумагу, печать, доставку и архивирование снижаются на 60–80%.
3. Сокращение ошибок. Система проверяет корректность заполнения, исключая задвоения и человеческий фактор.
4. Прозрачность. Руководитель в любой момент видит, на каком этапе находится документ.
5. Масштабируемость. При росте объёмов документооборота не требуется увеличивать штат сотрудников.

Эти же эффекты в полной мере проявляются и в кадровом направлении: КЭДО экономит ресурсы, ускоряет оформление документов и снижает вероятность ошибок.

 

 

Как выбрать систему ЭДО

 

При выборе системы автоматизации документооборота важно учитывать следующие критерии:

 

• аккредитация оператора в реестре Минцифры,
• поддержка роуминга для обмена с другими системами,
• готовые интеграции с 1С, SAP, ERP, «МойСклад», Битрикс24 и другими решениями,
• поддержка машиночитаемых доверенностей (МЧД),
• наличие мобильного приложения для удалённой подписи или интеграции с сервисом «Госключ»
• уровень информационной безопасности и отказоустойчивости (ЦОД Tier III, резервирование, шифрование),
• прозрачные тарифы без скрытых платежей.
•  

Среди распространённых решений: Контур Диадок, СБИС (Тензор), Такском, Сфера Документы (СберКорус), Калуга-Астрал, а если нужно автоматизировать только КЭДО, то можно использовать Битрикс24. Все сервисы ЭДО предлагают широкий спектр функций и обширные сети подключённых контрагентов.

Разработка собственной системы ЭДО целесообразна для компаний с особыми требованиями. Сам переход к электронному документообороту осуществляется пошагово:

 

1. Диагностика — определение типов документов и ключевых процессов.
2. Бизнес-кейс — расчёт экономической целесообразности перехода.
3. Выбор оператора — оценка функционала и условий.
4. Получение КЭП и МЧД для руководителя и ответственных сотрудников.
5. Интеграция с учётными системами через API или модули.
6. Настройка регламентов: кто формирует, кто согласует и кто подписывает.
7. Обучение сотрудников и назначение ответственных.
8. Пилотный запуск на одном типе документов (например, УПД).
9. Тиражирование на все процессы компании.

 

Экономический эффект легко просчитать. Если компания обменивается 1 000 документами в месяц, бумажный документооборот обходится в среднем в 75 рублей за документ, а электронный — 15 рублей. Экономия составит около 60 000 рублей в месяц. При затратах на запуск в размере 150 000 рублей проект окупается менее чем за три месяца.

 

 

Вывод

 

Автоматизация документооборота — это не просто дань цифровизации, а необходимое условие для эффективной работы бизнеса. Электронные документы сокращают сроки согласований, снижают затраты, упрощают взаимодействие с государственными органами и повышают прозрачность процессов.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — один из наиболее показательных примеров: перевод HR-процессов в цифровой формат позволяет компаниям экономить ресурсы и работать с документами в разы быстрее.

Начать стоит с малого: подключить ЭДО для отдельных направлений — бухгалтерских или кадровых процессов. А затем, оценив эффект, масштабировать его на всю компанию. Чем раньше бизнес перейдёт на цифровой документооборот, тем быстрее он сможет высвободить ресурсы для роста и развития.

Включить ЭДО сейчас