Автоматизация финансов: как сократить ручной труд, снизить ошибки и повысить прозрачность учёта

Автоматизация финансовых процессов — это использование современных технологий для выполнения финансовых задач с минимальным участием человека. Это позволяет сократить время на выполнение рутинных операций, снизить вероятность ошибок и повысить общую эффективность работы. В современном мире автоматизация финансов становится все более популярной благодаря стремительному развитию технологий и доступности разнообразных инструментов. 

Автоматизация финансовых процессов охватывает широкий спектр задач, включая бухгалтерский учет, управление бюджетом, обработку платежей и многое другое. Внедрение автоматизации позволяет компаниям и частным лицам оптимизировать свои финансовые операции, улучшить контроль и прозрачность, а также снизить затраты. Важно понимать, что автоматизация не только упрощает выполнение рутинных задач, но и предоставляет новые возможности для анализа и принятия решений на основе данных.

Основные инструменты для автоматизации финансов

Системы управления финансами (ERP-системы)

ERP (Enterprise Resource Planning) системы — это комплексные программные решения, которые объединяют различные аспекты управления бизнесом, включая финансы, к ним относиться 1С ERP. Ранее была доступна так же SAP. Эти системы позволяют автоматизировать учет, бюджетирование, управление денежными потоками и другие финансовые процессы.

ERP-системы интегрируют различные функции бизнеса в единую платформу, что позволяет улучшить координацию и взаимодействие между отделами. Они предоставляют инструменты для анализа данных, прогнозирования и планирования, что помогает принимать более обоснованные решения. ERP-системы также обеспечивают высокий уровень безопасности данных и соответствие нормативным требованиям.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета

Самой популярной системой для бухгалтерского учета будет 1С. Она помогает упростить ведение бухгалтерии, создание отчетов и налоговую отчетность. Они интегрируются с банковскими системами и другими финансовыми инструментами, что упрощает управление финансами. Однако для полной автоматизации процессов придется прибегнуть к помощи разработчиков 1С, стоимость которых может быть достаточно высока.

Программное обеспечение для бухгалтерского учета позволяет автоматизировать такие задачи, как учет доходов и расходов, расчет заработной платы, управление дебиторской и кредиторской задолженностью. Оно также предоставляет инструменты для анализа финансовых данных и создания отчетов, что помогает улучшить контроль и прозрачность финансовых операций. На базе 1С предлагается множество облачных решений, что позволяет работать с данными из любой точки мира.

Роботизированная автоматизация процессов (RPA)

RPA (Robotic Process Automation) — это технология, которая использует программных роботов для выполнения рутинных задач. В финансовой сфере RPA может использоваться для автоматизации таких процессов, как обработка счетов, сверка банковских выписок и создание отчетов. Как и в случае 1С для решения задачи так же потребуется прибегнуть к помощи компании разработчиков. Однако технология не встраивается в саму 1С, она как будто располагается поверх программ и управляет ими как человек. К тому же технология позволяет одновременно управлять разными программами, например одновременно работать с 1С, Excel и Банк клиентом. Стоимость таких работ гораздо ниже привлечения разработчиков 1С, поскольку час разработки порой ниже более чем в два раза, и общее время разработки тоже ниже.

RPA позволяет автоматизировать задачи, которые ранее выполнялись вручную, что снижает вероятность ошибок и повышает эффективность работы. Программные роботы могут выполнять задачи круглосуточно, что ускоряет выполнение процессов и улучшает контроль за финансовыми операциями. RPA также предоставляет возможности для интеграции с другими системами и инструментами, что позволяет улучшить координацию и взаимодействие между различными отделами.

Еще безусловный плюс применения RPA это использование машинного зрения. Роботы могут распознавать даже рукописный текст благодаря интеграции с любыми ИИ моделями.

Примеры использования инструментов автоматизации

Использование RPA для обработки счетов

Крупная корпорация внедрила RPA для автоматизации обработки счетов. Программные роботы автоматически извлекают данные из электронных счетов, сверяют их с заказами и заносят информацию в ERP-систему. Это позволяет сократить время на обработку счетов и снизить вероятность ошибок.

Использование RPA также позволяет улучшить контроль за финансовыми операциями и повысить прозрачность. Программные роботы могут выполнять задачи круглосуточно, что ускоряет выполнение процессов и улучшает взаимодействие между различными отделами компании. Внедрение RPA также снижает затраты на обработку счетов и улучшает качество данных.

Обработка входящих документов в 1С поступающих по  ЭДО

Для холдинговых компаний, где управление десятками юридических лиц требует высокой прозрачности и оперативности учёта, своевременное отражение затрат и регистрация договоров в информационных системах — критически важная задача. Особое значение это приобретает при подготовке регулярной управленческой отчётности, внутреннего комплаенса и контроле исполнения договорных обязательств.

Один из наиболее ресурсоёмких процессов в таких структурах — ручное распределение входящих документов, поступающих по электронному документообороту (ЭДО). Даже опытные бухгалтеры тратят значительное количество времени на открытие документов, определение их назначения, проверку реквизитов, сопоставление с договорами и проведение в учёте. Эти рутинные задачи замедляют отражение операций и создают риски нарушения сроков подачи консолидированной отчетности в управляющий центр.

Один программный робот способен обрабатывать более 1000 документов в день с одного рабочего места, исключая ошибки ручного ввода и многократно повышая скорость отражения хозяйственных операций.

Преимущества автоматизации финансов

Сокращение времени на выполнение рутинных задач: Автоматизация позволяет освободить сотрудников от выполнения однообразных задач, что позволяет им сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.

Снижение вероятности ошибок: Автоматизация уменьшает человеческий фактор, что снижает вероятность ошибок при выполнении финансовых операций.

Повышение эффективности: Автоматизация позволяет ускорить выполнение финансовых процессов и повысить общую эффективность работы.

Улучшение контроля и прозрачности: Автоматизация обеспечивает более точный и своевременный контроль за финансовыми операциями, что повышает прозрачность и позволяет лучше управлять финансами.

Снижение затрат: Автоматизация позволяет сократить затраты на выполнение рутинных задач и улучшить качество данных, что снижает общие затраты на управление финансами.

Улучшение взаимодействия между отделами: Автоматизация позволяет улучшить координацию и взаимодействие между различными отделами компании, что повышает общую эффективность работы.

Заключение и рекомендации

Автоматизация финансовых процессов предоставляет множество преимуществ, таких как сокращение времени на выполнение рутинных задач, снижение вероятности ошибок и повышение общей эффективности работы.

Для начинающих рекомендуется начать с анализа текущих финансовых процессов и определения тех, которые могут быть автоматизированы. Затем следует выбрать подходящие инструменты и системы. Важно также предусмотреть обучение персонала и меры безопасности для защиты данных.

Автоматизация финансовых процессов — это важный шаг к повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса. Начните с малого, постепенно расширяя автоматизацию, и вы сможете значительно улучшить управление финансами. Внедрение автоматизации также предоставляет новые возможности для анализа данных и принятия более обоснованных решений.

Запустить автоматизацию