Как работает зарплатный RPA-робот в 1С: пошаговая схема начисления аванса и зарплаты

Расчёт заработной платы — одна из самых трудоёмких задач для бухгалтерии, особенно если в компании сложная организационная структура. Несколько графиков работы, разные системы премирования, вредные условия труда, сотрудники из разных регионов и юрлица с разными системами налогообложения — всё это превращает payroll в настоящий квест. В статье рассказываем, какие сложности чаще всего возникают и как с ними справиться с помощью автоматизации.

 

Как же работает зарплатный RPA-робот в 1С: пошаговая схема начисления аванса и зарплаты

 

Автоматизация расчёта заработной платы — это не только про экономию времени, но и про точность, регулярность и Ваше спокойствие, дорогие бухгалтера.

 

Расчет и начисление заработной платы – критически важный процесс в любом бизнесе. Нельзя ошибиться, нельзя допустить задержек. Последствия сложно переоценить и выразить в деньгах. Любая оплошность может привести к таким рискам, как:

 

▫️ потеря ценных кадров;

▫️ социальные взрывы в коллективе;

▫️ возникновение проблем с налоговыми органами;

▫️ возникновению имиджевых издержек и снижению HR-привлекательности компании.

 

Программные роботы призваны автоматизировать труд сотрудника, занятого типовыми операциями при начислении заработной платы.

 

На примере пошагового алгоритма я хочу рассказать, как программный робот проводит начисление заработной платы и аванса при стандартной схеме процесса. Оговоримся что описываемые шаги выполняются в двух конфигурациях 1С: 1С ЗУП и 1С Бухгалтерия, и описываемый пример является одним из вариантов реализации.

 

 

🔹 Начисление аванса

 

1. Запуск 1С и подготовка:

 

• Открывает программу 1С.
• Сверяет дату выплаты аванса с учетом праздников с текущей датой.
• Формирует список контрагентов, у которых сегодня дата начисления аванса.

 

2. Работа с базой 1С ЗУП:

 

• Проверяет наличие базы контрагента в списке доступных и открывает её.
• Авторизуется, если нужно.
• Проверяет наличие документа начисления на текущий день — создаёт, если отсутствует.
• Проверяет наличие ведомости в кассу — создаёт при отсутствии.
• Сохраняет Т-53 в PDF.
• Синхронизирует данные с 1С Бухгалтерией.

 

3. Работа с базой 1С Бухгалтерия:

 

• Проверяет наличие ведомости из ЗУП, проводит её оплату.
• Сохраняет расходный кассовый ордер в PDF.
• Извлекает сумму НДФЛ.
• Создаёт платежку на оплату НДФЛ.
• Формирует выгрузку для банка в формате .txt.

 

 

🔹 Начисление заработной платы

 

1. Подготовка к начислению:

 

• Запускает 1С.
• Определяет дату начисления ЗП и формирует список контрагентов.
• Формирует список контрагентов, у которых сегодня дата начисления заработной платы.
• Авторизуется, если нужно.

 

2. Ведение документации:

 

• Создаёт табель Т-13 за прошлый месяц, сохраняет PDF.
• Проверяет начисление ЗП на последний день месяца — создаёт, если нужно.
• Проверяет и при необходимости создаёт ведомость в кассу.
• Сохраняет ведомость Т-53 в PDF.
• Редактирует ведомость Т-51, указывает дату, сохраняет в PDF.

 

3. Отражение в учете:

 

• Переходит в раздел отражения зарплаты.
• Устанавливает способ отражения «по умолчанию» для всех сотрудников.
• Создаёт отражение удержанного НДФЛ в учете.
• Открывает и сохраняет отчёты по налогам и взносам в PDF.
• Запоминает суммы НДФЛ и страховых.

 

4. Синхронизация и завершение:

 

• Синхронизирует ЗУП и Бухгалтерию.
• Открывает базу 1С Бухгалтерия.
• Проверяет отражение ЗП в учете, ставит галку «Отражено в учете».
• Проводит оплату ведомости.
• Сохраняет расходный кассовый ордер в PDF.
• Создаёт платёжки по НДФЛ и страховым взносам.
• Формирует выгрузку для банка (.txt).

 

 

Почему это важно?

 

🔹 Сокращение ошибок в расчете заработной платы и KPI сотрудников, в начислении и уплате налогов и страховых взносов.

🔹 Оперативная обработка данных, уменьшение периода расчета начислений, выплата заработной платы без задержек.

🔹 Своевременная и корректная сдача регламентированной отчетности в Фонды и контролирующие органы.

🔹 Оптимизация трудозатрат сотрудников расчетного отдела и бухгалтерии за счет отказа от ручных операций payroll, двойного ввода информации, дополнительных проверок, корректировки данных и отчетов.

 

Payroll существенно усложняется, если на предприятии используются несколько графиков работы, применяется разная система премирования, есть подразделение с вредным производством, часть сотрудников находятся в различных регионах или работают по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Также возникают сложности, если компания состоит из нескольких юридических лиц с разными системами налогообложения.

 

Программные роботы могут выполнять начисления учитывая различные факторы как для одной организации, так и последовательно, по списку организаций. Ему не важно, насколько велик этот список. Программный робот, как ответственный сотрудник, будет работать до выполнения последней операции.

 

Хотите такого же робота?

 

Мы внедряем RPA-решения, которые работают стабильно, учитывают все нюансы вашей системы 1С и реально экономят время.

 

Оставьте заявку, и мы покажем, как это работает.

 

Оставить заявку