Роботизация процесса отправки документов через электронный документооборот (ЭДО)

Системы электронного документооборота (ЭДО) в последние годы активно внедряются в бизнес-процессы компаний, чтобы упростить обмен документами, сократить издержки и повысить эффективность взаимодействия с контрагентами и госструктурами. Однако, несмотря на очевидные преимущества, процесс внедрения ЭДО и его интеграция с внутренними системами компаний сопровождаются некоторыми сложностями. Проблемы чаще всего связаны с техническими и организационными факторами, которые усложняют внедрение ЭДО в компаниях разного размера и разных отраслей.

Можно выделить четыре основные проблемные зоны интеграции ЭДО с другими системами:

1. Многокомпонентность решений. Современные системы документооборота должны взаимодействовать с множеством разных программ компании: ERP, CRM и 1С и др. Это требует правильной настройки и поддержки множества протоколов обмена данными, что осложняет работу над проектом. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью доработок собственного программного обеспечения, поскольку стандартные модули интеграции часто не подходят для специфических бизнес-процессов и требуют изменений в исходном ПО или создании дополнительных сервисов для передачи данных.

2. Проблемы с обучением сотрудников и изменение внутренних процессов. Введение новых документов, таких как например машиночитаемые доверенности или изменение в транспортной накладной, жесткий некорректируемый функционал систем ЭДО приводят к необходимости изменения внутренних бизнес процессов, переобучению сотрудников, что приводит к ошибкам и, возможно, штрафам.

3. Частые обновления и проблемы с совместимостью. Крупные операторы ЭДО, такие как Диадок или СБИС, вынуждены проводить регулярные обновления в связи с изменениями в законодательстве или изменениями требований к операторам ЭДО, что совершенно точно приводит к несовместимости ранее выполненных настроек и интеграций. Необходимо регулярно адаптировать системы интегрируемые системы. Изменения вызывают вопросы у сотрудников, требуют постоянного дообучения и контроля со стороны ИТ-специалистов компании.

4. Безопасность и доступ. С переходом на машиночитаемые доверенности и усилением требований к применению электронной подписи, компании должны обеспечить соответствие новым условиям и стандартам. Вопросы безопасности и конфиденциальности особенно актуальны в крупных организациях, где утечка данных может нанести серьезный ущерб не только финансовым показателям, но и репутации компании.

 

Переход на электронный документооборот и его интеграция с существующей инфраструктурой компании вызывает ряд вопросов со стороны компаний:

 

1. Какие затраты потребуются на интеграцию и обучение сотрудников?

2. Как обеспечить бесшовное взаимодействие ЭДО с существующими системами учета?

3. Что делать при несоответствии форматов документов и ошибках синхронизации?

4. Какие действия предпринять для предотвращения утечек и защиты данных?

5. Как поддерживать актуальность системы в условиях постоянных изменений законодательных требований?

 

Внедряемые компанией «Интеллектуальные продукты и системы» решения роботизации ЭДО с целью полной или частичной автоматизации процессов обмена документами как внутри компании так и и с ее контрагентами показывают свою эффективность при решении всех перечисленных вопросов.

1. Роботизация не изменяет внутренние бизнес-процессы и не требует переобучения сотрудников.

2. Роботизация не требует доработки уже применяемых компанией систем учета.

3. Стоимость внедрения в десятки раз меньше затрат на доработку используемых информационных систем.

4. Роботизированный бизнес-процесс полностью повторяет действия сотрудника, только выполняет их за секунды и без ошибок 24 часа в сутки.

5. Все действия выполняются на отдельном, полностью защищенном, компьютере или виртуальном рабочем месте и каждое совершаемой действие протоколируется.

6. Программный робот сам уведомляет об ошибках, а изменения процесса в самом программном роботе часто вопрос всего 1 часа.

 

Автоматизация рутинных задач отправки, проверки и распределения документов с использованием роботизации ускоряет выполнение задач, и позволяет компаниям сократить риски, связанные с человеческим фактором.

 

Выделим несколько преимуществ роботизации процессов ЭДО:

 

1. Ускорение процессов обработки документов. Роботы берут на себя рутинные задачи по загрузке, отправке и проверке документов, тем самым освобождая сотрудников для более продуктивных задач и снижая риски ошибок. Применение роботов позволяет сократить время на обработку документов до 80%.

 

2. Повышение безопасности и прозрачности процессов. Роботы выполняют работу в изолированном пространстве с полным протоколированием своей работы. Данные действия записываются в лог-файлы, которые в дальнейшем могут быть использованы для аудита и контроля. Весь процесс обработки документов описывается в исходных документах, что делает его прозрачным.

 

Простейший пример использования роботов для отправки счетов-фактур и актов выполненных работ. После получения данных от внутренней ERP-системы робот заполняет нужные поля в системе ЭДО, прикрепляет электронную подпись и отправляет документы контрагентам. Благодаря роботизации можно сократить время обработки каждого документа с нескольких минут до секунд. В среднем это позволяет сэкономить до 15-20 рабочих часов в месяц на одного оператора.

 

Роботизация и автоматизация процессов отправки документов через ЭДО становятся не просто модным трендом, но и необходимым этапом цифровой трансформации компании. Преимущества роботов очевидны, и для компаний они выражаются в сокращении затрат, улучшении точности, соблюдении требований законодательства и, в итоге, в повышении конкурентоспособности.

Свяжитесь с нами, чтобы обсудить все возможности RPA для вашего бизнеса!