+7 843 249-00-40
@ips_dev
info@ips-dev.com
Роботизированная автоматизация процессов доказала свою значимость и завоевала большую популярность среди современных и активно развивающихся компаний.
RPA-решения включают в себя больше, чем просто оплату платежей: программные роботы также проверяют данные учетной записи до того, как деньги уйдут со счёта. Роботизированная автоматизация ускоряет процесс оплаты и снижает вероятность ошибок.
Основная цель автоматизации таких задач – это оптимизация и повышение производительности финансовых процедур, что позволяет платить поставщикам точно в срок.
Это освобождает время сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на стратегических задачах, которые влияют на увеличение прибыли компании. Кроме того, с помощью RPA можно получать финансовые отчеты, делать прогнозы и проводить глубокий анализ состояния компании.
Программные роботы могут составлять полную финансовую картину и предлагать изменения, позволяющие компании оставаться инновационной и эффективной.
Особенности процесса оплаты счетов.
На финансовые процедуры приходится больше всего ошибок и проблем в растущих компаниях – в том числе, из-за недостаточного уровня автоматизации.
Сотрудники часто допускают ошибки, выполняя задачи вручную: неверные транзакции, просроченные и задержанные платежи, исправление которых может занять много дней. Это становится причиной накопления долгов и пени перед контрагентами.
Кроме того, ручной процесс выполнения таких задач состоит из большого количества этапов, таких как выставление счетов, проверка, утверждение и оплата, что часто приводит к задержкам, ошибкам и неточным отчетам.
Следовательно, финансовым отделам системных интеграторов лучше использовать автоматизацию для повышения производительности.
Компания «Интеллектуальные продукты и системы» предлагает решения автоматизации процесса работы со счетами, соответствующие требованиям каждого клиента.
Преимущества использования RPA в финансовых операциях.
Основным стимулом для изменения рабочего процесса и использования автоматизации является снижение затрат на обработку счетов, улучшение и стандартизацию процедур расчетов с поставщиками. Инструменты RPA обладают огромным потенциалом для трансформации всех рутинных и повторяющихся задач по обработке счетов.
1. Контроль данных и сверка счетов-фактур
Ручной сбор и ввод данных затягивается на несколько часов и часто связан с ошибками. Роботизированная автоматизация процессов помогает оптимизировать весь процесс. Например, программные роботы могут ввести данные в систему и сопоставить их с заказами на закупку, быстро сформировав электронный счёт.
2.Ускоренная сверка счетов
Закрытие бухгалтерской отчётности и сверка – нелюбимый многими, утомительный и трудоемкий процесс. Здесь боты помогут быстро управлять данными, проверять их и обеспечивать бесперебойную работу по согласованию документов – без ошибок и просрочек.
3. Легкая масштабируемость
Инструменты RPA обеспечивают масштабируемость всех процессов по обработке счетов. Можно один раз настроить программных роботов в отделе, спланировав процесс его работы со счетами, и повторить эти же действия для других отделов – без лишних усилий.
4. Улучшение отношений с контрагентами и вендорами
Благодаря быстрой и эффективной работе со счетами снижается вероятность возникновения ошибок во взаимодействии с контрагентами и вендорами. Такая путаница часто приводит к тому, что один и тот же счёт оплачивается дважды или же оплата производится несвоевременно, что несет репутационные риски.
Использование роботизированной автоматизации обеспечивает более короткий цикл выставления счетов и полную прозрачность благодаря интеллектуальным технологиям обработки данных.
5. Снижение издержек
Организации могут значительно сэкономить на расходах, внедрив RPA для выполнения рутинных задач. Сокращая время, необходимое для выставления счетов, RPA даёт поставщикам товаров и услуг конкурентное преимущество – они получают больше скидок за счет постоянных досрочных платежей.
6. Повышение удовлетворенности клиентов
Программные роботы могут работать 365 дней в неделю и 24 часа в сутки. Это позволяет поставщикам товаров и услуг предлагать более качественное обслуживание, повышая удовлетворенность и лояльность клиентов. А это ещё одно конкурентное преимущество на рынке.
7. Финансовая отчётность
Программные роботы могут взять на себя все налоговые записи и учёт данных в специальных бухгалтерских системах, например, в Quickbooks, PowerBI или в индивидуальных отчетах о финансовых показателях. Следовательно, сотрудники финансового отдела могут составлять отчёты и закрывать финансовые периоды быстро и без ошибок, что делает весь процесс более эффективным.
Как использовать RPA для операций со счетами?
Для начала компания «Интеллектуальные продукты и системы» выявляет и описывает рутинную задачу. Далее разработчики RPA приступают к созданию и внедрению программного робота. В ходе разработки может применяться технология оптического распознавания данных, которая позволяет преобразовывать неструктурированные данные в структурированные для автоматической обработки.
Практически каждый аспект процесса работы со счетами может быть передан программным роботам: от регистрации счета до оплаты и аналитической отчетности. Однако есть задачи, где автоматизация окажется наиболее эффективной:
Пример #1. Использование электронных счетов без ручного ввода данных
Отправной точкой процесса оплаты счета для покупателя является получение счёта-фактуры от поставщика. Это важный шаг, потому что, если произойдет ошибка, она может нарушить процесс сотрудничества, закрепленный договором. Выставление счетов становится сложной процедурой без стандартизированного метода сбора данных. Счет-фактура может быть записана в различных форматах, таких как JPEG, PDF, электронные письма, факсы и даже на бумажном носителе, что усложняет сортировку и сканирование документов.
Здесь помогут инструменты оптического распознавания текста, применяемые при создании программных роботов. Программные роботы помогут распознавать и извлекать данные из изображений, бумажных и электронных документов и создавать редактируемые версии.
Пример #2. Быстрый процесс утверждения
Процесс утверждения финансовых документов является важным этапом работы для проверки расходов и управления бюджетом. Перед осуществлением любого платежа счёт-фактура контрагента должен быть направлен соответствующему сотруднику для подтверждения платежа.
Использование автоматизации гарантирует, что счета-фактуры будут вовремя отправлены на согласование нужному человеку. Например, если поступит счёт-фактура для нового инвентаря, он будет направлен сотруднику, который инициировал заказ на поставку. После этого он отправляется руководителю отдела и финансовому менеджеру для утверждения платежа. С помощью RPA каждый сотрудник будет вовремя иметь точные данные и завершать процесс на своей стороне – без ошибок и просрочек.
Пример #3. Автоматизация сверки
После оплаты можно обнаружить ошибки в накладных или счетах-фактурах – заказали одно, а заплатили за другое. Это расстраивает и вызывает путаницу, поэтому сверка становится важной функцией финансового отдела, и как правило в преддверии завершении финансового года задача становиться большой головной болью. Автоматизация этого процесса позволит быстро выявить несоответствия в наименованиях, ценах и общих суммах, сформировать или запросить акты-сверки у контрагентов. Даже если для процесса требуется информация из множества подтверждающих документов, боты могут собрать все эти данные.
Как мы можем помочь?
Роботизированная автоматизация RPA повышает производительность, позволяя компании соблюдать стандарты и удовлетворять потребности клиентов. RPA – это один из лучших инструментов для автоматизации задач любых отделов системных интеграторов.
Технология RPA уже зарекомендовала себя в бухгалтерском сообществе.
Компания «Интеллектуальные продукты и системы» является ведущим разработчиком программных роботов, чьи решения по автоматизации позволяют использовать RPA в любых повторяющихся задачах, имеющих структурированный алгоритм выполнения.
Выводы
В этой статье мы рассмотрели способы автоматизации работы со счетами. Внедрение программных роботов позволяет не только повысить эффективность и избежать ошибок, но и даёт заметное конкурентное преимущество организациям и выводит их работу на новый уровень.